Lancé en 2016, Notion est un outil de productivité ayant pour but de fournir « un espace de travail tout-en-un ». Agenda, pense-bête, journal personnel, l’application américaine, qui n’est pour l’heure que disponible en anglais et coréen, veut tout faire à la fois. Et ça fonctionne ! Notion, qui compte désormais plus de quatre millions d’utilisateurs, fait aussi bien que ses concurrents, voire mieux. Elle est parvenue à reprendre les fonctionnalités clés des meilleurs outils de productivité et à les proposer sur une seule et même plateforme. 

Sur Notion, tout fonctionne en « blocks ». Les blocks désignent les éléments qui peuvent être ajoutés dans le contenu d’une note. En font par exemple partie les textes, les images, les vidéos, les liens etc. Selon le but recherché, un block conviendra mieux qu’un autre. Celui intitulé « database » permet de représenter ses données sous forme de calendrier, tableau, liste ou autre, et de les organiser intelligemment – à l’aide de tags ou selon leurs dates par exemple – afin de s’y retrouver plus facilement. Il sera ainsi particulièrement adapté à ceux qui souhaitent avoir une vue d’ensemble de leurs notes.  Le block « to-do list » conviendra quant à lui, comme vous l’aurez deviné, à ceux qui veulent tenir une liste de tâches à effectuer. 

Que ce soit pour un usage personnel, scolaire ou professionnel, il existe mille et une façons d’utiliser Notion. Dans la vie privée, l’application peut notamment être utilisée pour « tracker » ses habitudes ou pour planifier sa semaine. Ali Abdaal, as de la productivité sur YouTube, s’en sert par exemple comme outil de révision  ou comme « calendrier de résonnance »  , une sorte de journal destiné à contenir des réflexions personnelles portant sur des films, livres, podcasts ou autres médias qui l’ont inspiré.

Un espace de travail hautement personnalisable

Outre cette polyvalence, c’est aussi ce côté ultra-personnalisable qui plaît chez Notion. Selon les fondateurs, le fonctionnement des blocks est comparable à celui des LEGO. À la manière des mythiques briques danoises, les blocks peuvent être librement agencés par l’utilisateur. Celui-ci peut ainsi « construire » un espace de travail en fonction de ses propres goûts. En effet, selon le choix des blocks et leur formatage, le résultat peut être très différent.

Bien que cela nécessite un peu d’entraînement, le jeu en vaut la chandelle. Une fois les bases maîtrisées, réfléchir à la façon de structurer ses notes peut être très ludique ! Cela peut donner lieu à des idées très originales, comme on peut le voir sur les réseaux sociaux.

Divers utilisateurs partagent en outre leurs « templates » sur Reddit ou Pinterest – il s’agit de modèles déjà pré-faits de pages librement réutilisables par les autres utilisateurs. D’autres proposent des vidéos tutoriels sur YouTube pour apprendre à débuter sur l’application. Les ressources autour de Notion ne manquent donc pas.

Malgré tous ses points forts, Notion comporte quelques bémols. On regrette notamment l’absence d’un meilleur système de sécurité pour la protection des données (pas de chiffrement bout en bout) et la lenteur de la vitesse d’affichage pour les documents plus denses. Mieux vaut donc, pour l’heure actuelle, éviter d’y entreposer des données sensibles ou trop lourdes. Ce n’est toutefois probablement qu’une question de temps avant que l’application ne remédie à ses points faibles, l’équipe de Notion semblant très réactive aux suggestions des utilisateurs.